تنظيم وادارة الفعاليات و الاجتماعات

Course Code: PERDEVAR 1999

1890 Course Visits

Course Sector:

المهارات الشخصية وتطوير الذات

Request in house training Call Me Back

Course Dates and Locations

Choose a date and location to book your seat

No.

Date

Days

Location

Fees

Enrollment

No available dates now, will be added soon..

Introduction

Training course introducion / brief

إن تنظيم الفعاليات يعد من الطرق المثيرة والمبتكرة لإيصال الرسائل الإتصالية لدى المؤسسات والمنظمات، وسواء كانت لغرض إطلاق منتج أو خدمة جديدة أو بغرض جمع التبرعات وعرض الإنجازات، إلا أن إدارة الفعاليات والتخطيط لها تبقى من أكثر المجالات تعقيداً وإغراقا في التفاصيل نتيجةً للكم الهائل من المهام والإجراءات التي يجب الأخذ بها والتنسيق من أجل توفيرها وإكمالها، فإنه بإمكاننا تطوير وتنفيذ المؤتمرات والأنشطة المبتكرة لإحداث التأثير المطلوب لدى الجمهور.وقد صممت هذه الدورة التدريبة لإثراء وتطوير معارف وخبرات المشاركين في مجال تخطيط وتنظيم وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض، وتزويدهم بالقواعد العلمية اللازمة للتخطيط والإدارة الاحترافية للفعاليات والأساليب الحديثة لإدارة فرق العمل المختلفة في مجال تظيم الفعاليات واكتساب طرق عملية للتعامل مع المواقف المختلفة ذات العلاقة بسياق تنظيم وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض وتجنب الأخطاء الشائعة ليتمكن المشارك من النجاح في فهم وتطبيق آليات التخطيط والتنظيم والإدارة الحديثة للفعاليات والمؤتمرات .

· التعرف على المفاهيم الأساسية ذات العلاقة بعلم وفن تخطيط وإدارة الفعاليات.

· التعرف على أهمية صناعة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

· التعرف على آليات بناء الصورة الذهنية والهوية المؤسسية من خلال المؤتمرات والفعاليات .

· التعرف على أنواع الفعاليات والمؤتمرات والمناسبات .

· التعرف على كيفية تحديد حاجة المنظمة لأي مناسبة .

· التعرف على الأساليب العلمية والعملية الحديثة فى تخطيط وتنظيم وإدارة أعمال الفعاليات المختلفة.

· تدريب المشاركين على مهارات التخطيط والإعداد الفعال للمؤتمرات والمعارض ( قبل – أثناء – وبعد) الانعقاد.

· التعرف على كيفية التخطيط و وضع أهداف المؤتمرات والفعاليات للمؤتمرات الناجحة .

· التعرف على آليات وضع الخطط العملية التشغيلية لتنفيذ الفعاليات والمؤتمرات .

· التعرف على الاتجاهات والتطبيقات العملية الناجحة والأساليب الإبداعية في مجال إدارة الفعاليات.

· التعرف على آليات تشكيل اللجان وفرق العمل للفعاليات والمؤتمرات الناجحة وتوزيع الأدوار والمهام وتفويض الصلاحيات

· التعرف على طرق تحديد ميزانية المؤتمر أو الفعالية .

· التعرف على استخدامات وسائل الاتصال والتكنولوجيا الحديثة في تنظيم الفعاليات والمؤتمرات والمعارض.

· التعرف على أساليب التخطيط الاستراتيجي في مجال العلاقات العامة (البروتوكول، المراسيم، الاتيكيت).

· التعرف على مبادئ البروتوكول والإتيكيت في المؤتمرات ( الاستقبال / التجليس / تقديم الهدايا ... إلخ ).

· التعرف على آليات تطبيق قواعد وأسس المراسم والبروتوكول في المناسبات والاجتماعات والمآدب وأساليب استقبال الضيوف الرسميين والوفود الزائرة.

· التعرف على فنون التعامل مع الجمهور في الفعاليات والمؤتمرات .

· التعرف على فنون اتعامل مع وسائل الإعلام في الفعاليات والمؤتمرات .

· التطرق للتجارب المحلية والعالمية في مجال تنظيم المؤتمرات والمعارض.

كل محترف يرغب في التعرف على استراتيجيات التطوير الذاتي وإتقان المهارات المطلوبة لها بشكل متكامل يسهم بكفاءة في تمكينه من تحقيق أهداف النجاح المرغوبة.

المدخل لعلم وفن تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

· مفهوم الحدث ( الفعالية أو المناسبة ) .

· أنواع الفعاليات والمناسبات .

· مفهوم إدارة المناسبات ( الفعاليات ) .

· نبذة تاريخية عن نشأة وتطور علم وفن تخطيط وإدارة الفعاليات والمؤتمرات .

· المصطلحات العملية المستخدمة في علم تنظيم الفعاليات .

· القواعد الأساسية لعقد الفعاليات.

· معوقات تنظيم الفعاليات .

إدارة الفعاليات ( قبل انعقاد الفعالية، أثناء انعقاد الفعالية، بعد اختتام الفعالية ). ورش عمل وأعمال تطبيقية

فن إدارة وتنظيم المؤتمرات

· مفهوم المؤتمر .

· أهمية المؤتمرات .

· أنواع المؤتمرات .

· التخطيط والإعداد للمؤتمرات .

· إجراءات تنفيذ المؤتمر وتقييمه .

· الإجراءات التي تتخذ قبل عقد المؤتمر .

· الإجراءات التي تتخذ أثناء عقد المؤتمر .

· إجراءات ما بعد المؤتمر .

· باختصار كيف تعد مؤتمراً ناجحاً ؟

· مصطلحات هامة خاصة بالمؤتمرات .

o الأسس العملية لتخطيط وتنظيم أعمال المؤتمر «نظريات وقوانين .

o خطوات وضع خطة لتنظيم أعمال المؤتمر (العصف لذهني).

o أساليب إعداد المطبوعات وأوراق العمل للمؤتمرات .

التحضير للفعاليات والمؤتمرات

· جمع المعلومات المطلوبة للتحضير

· وضع أهداف (SMART)

· إعداد خطة الفعالية مع النشاطات والبرامج المفصلة

· اختيار المكان والاتفاق على موقع الفعالية والمؤتمر

تنظيم جلسات وفعاليات المؤتمرات .

· تطبيقات البروتوكول المحلي والعالمي في المؤتمرات .

· فن التعامل مع المرافقة وإعداد برنامج للمرافقين .

· التنظيمات اللوجستية للمؤتمرات .

· فن التعامل مع وسائل الإعلام قبل وأثناء وبعد المؤتمر .

· فن إدارة المركز الإعلامي للمؤتمر .

· طرق متابعة فعاليات المؤتمر .

· التعامل مع طوارئ المشاكل التنظيمية والشخصية والأطراف الثالثة في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

· كيفية تصميم البرامج الاجتماعية مصاحبة للمعارض والمؤتمرات والفعاليات .

· فن مراعاة ذو الاحتياجات الخاصة في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

· إعداد التقارير والمذكرات لأعمال المؤتمر .

· تقييم أداء إدارة المؤتمرات الناجحة .

· أمثلة عملية على مؤتمرات محلية وعالمية.

التخطيط لإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

· الخطة السنوية لتنظيم المناسبات .

· المخططات الإدارية لتنظيم المعارض والمؤتمرات والفعاليات .

· اختيار مجالات تنظيم المؤتمرات والمعارض والفعاليات .

· الخطوات المعلوماتية والهيكلية واللوجستية الخاصة بتنظيم حدث أو مناسبة ما.

· شروط التنظيم الناجح.

· صياغة الأهداف .

· كيفية اختيار الزمن والمكان المناسب للحدث .

· إعداد البرامج والفعاليات المصاحبة للمعارض والمؤتمرات .

· "روزنامة" المناسبات والفعاليات. آليات الإعداد والتخطيط المبكِّر.

· الدراسة المالية للمعارض والمؤتمرات والفعاليات .

· الدراسة التسويقية للمعارض والمؤتمرات والفعاليات .

· التجهيزات اللوجستية للمعارض والمؤتمرات والفعاليات .

· تحديد كمية ونوعية الإمدادات الغذائية المناسبة وأسلوب تقديمها .

· أخطاء شائعة في تنظيم المعارض والمؤتمرات والفعاليات .

· دراسات حالة محلية ودولية لإدارة وتنظيم فعالية ومؤتمر ومعرض .

الترويج للفعاليات والمؤتمر

· الترويج والدعاية للفعاليات والمؤتمرات

· الخطوات المطلوبة لترويج وتسويق الفعالية أو المؤتمر

· وضع خطة لترويج الفعاليات والمؤتمرات

المهام المختلفة لإدارة الفعاليات والمؤتمرات

· الناقل الرسمي (خطوط الطيران)

· إجراء حجوزات الفنادق

· تنظيم عملية التسجيل للمؤتمر

· البرنامج العلمي واختيار المتحدثين

· التغطية الاعلامية أثناء الفعالية أو المؤتمر

· إدارة الفعالية أو المؤتمر أو الندوة

النشاطات الاجتماعية المختلفة

تنظيم المعارض

· التحضير للمعارض

· الترويج والتسويق للمعارض

· استئجار مكان المعرض

· تنظيم وإدارة المعارض

· خطوات التنفيذ العملي للمعارض

النواحي المالية للمؤتمر

· تحضير ميزانية المؤتمر

· التحكم بالنفقات وفقا للميزانية

· تحديد رسوم التسجيل

· مراقبة السيولة المالية

إدارة فرق العمل في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

· تحديد الموارد البشرية لإدارة الفعالية أو المؤتمر او المعرض .

· ترتيب اللجان الخاصة بالمؤتمر .

· تشكيل اللجان المنظمة للفعاليات ومهامها.

· مهام ودور اللجنة المنظمة.

· تشكيل مختلف اللجان المتخصصة في الفعالية أو المؤتمر أو المعرض .

· مهام وأدوار اللجان (العلاقات العامة، اللجنة التحضيرية، اللجنة الإعلامية).

· إدارة القوى العاملة في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض .

· تدريب/تحفيز الفرق التي تتولى إدارة الفعالية أو المؤتمر

· إدارة الموظفين والعاملين المساعدين المختصين

متابعة وتقييم نشاطات المؤتمر والفعالية

· مراقبة نشاطات المؤتمر أو الفعالية

· التعامل مع مشاكل التنفيذ

· تحضير التقرير النهائي

Boost certificate of completion

BOOST's Professional Attendance Certificate “BPAC” is always given to the delegates after completing the training course, and depends on their attendance of the program at a rate of no less than 80%, besides their active participation and engagement during the program sessions.

ENDORSED EDUCATION PROVIDER

Flexible deadlines

Customized dates accordance to your schedule

Shareable Certificate

Earn certificate upon completion

COURSE METHODOLOGY

Our Training programs are implemented by combining the participants' academic knowledge and practical practice (30% theoretical / 70% practical activities).

At The end of the training program, Participants are involved in practical workshop to show their skills in applying what they were trained for. A detailed report is submitted to each participant and the training department in the organization on the results of the participant's performance and the return on training. Our programs focus on exercises, case studies, and individual and group presentations.

Download Company profile

Download Calendar