تنظيم الملفات الرقمية والإدارة الإلكترونية

Course Code: ADOMAR 122

136 Course Visits

Course Sector:

الكفاءة الإدارية والمكتبية

Request in house training Call Me Back

Course Dates and Locations

Choose a date and location to book your seat

No.

Date

Days

Location

Fees

Enrollment

15 - 19 Sep 2025

5 Days

Abu Dhabi, UAE

$4,250

15 - 19 Dec 2025

5 Days

Dubai, UAE

$4,250

Introduction

Training course introducion / brief

أصبح حفظ الملفات الإلكترونية وتنظيمها من المهارات الجوهرية للعاملين في السكرتارية والمكاتب الحديثة، فالملفات غير المنظمة تؤدي إلى ضياع الوقت، تعارض المعلومات، وتعطيل سير العمل.

يركز هذا البرنامج التدريبي على تمكين المشاركين من تطوير مهارات تصنيف وترتيب وأرشفة الملفات الرقمية، بالإضافة إلى تطبيق نظم إدارة الوثائق الإلكترونية التي ترفع من كفاءة العمل المكتبي وتحافظ على أمان المعلومات.

تصنيف وتنظيم الملفات والمستندات الرقمية بشكل احترافي.
استخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية لحفظ الملفات واسترجاعها بسرعة.
تبني قواعد التسمية الموحدة للملفات والمجلدات.
تطبيق سياسات أمن المعلومات للملفات الحساسة.
استخدام أدوات تقنية لإدارة البريد الإلكتروني، الفاكسات، والوثائق اليومية.
إدارة مساحة التخزين السحابية والمشتركة بكفاءة.
إنشاء أدلة عمل إجرائية للأرشفة والتنظيم المكتبي.

· موظفو السكرتارية والمساعدون الإداريون.

· موظفو مكاتب المديرين ومديرو المكاتب التنفيذية.

· مسؤولو حفظ وأرشفة الوثائق والسجلات الإدارية.

مقدمة في تنظيم الملفات المكتبية الرقمية

الفرق بين الأرشفة الورقية والإلكترونية.
التحديات اليومية في حفظ واسترجاع الملفات.
أهمية التنظيم الرقمي في بيئة السكرتارية.
دورة حياة المستند: من الإنشاء إلى الأرشفة.
مهام السكرتير في دورة إدارة الوثائق.
أنواع الملفات المكتبية: إدارية – مالية – قانونية – مراسلات.
دراسة حالات على ملفات غير منظمة وتأثيرها على العمل.

تصنيف الملفات وبناء هيكل منطقي

منهجيات التصنيف حسب النوع، التاريخ، الموضوع، أو القسم.
بناء شجرة ملفات منظمة تناسب هيكل المكتب.
تحديد المجلدات الرئيسية والفرعية.
معايير إنشاء مجلدات واضحة وسهلة التصفح.
توحيد هيكل المجلدات بين أفراد الفريق.
التوازن بين التوسع والاختصار في تنظيم الملفات.
تطبيق عملي: تصميم هيكل مجلدات لمكتب مدير تنفيذي.

قواعد التسمية الموحدة للملفات

أهمية التسمية الدقيقة والمختصرة للملفات.
الرموز والاختصارات المعتمدة في العمل الإداري.
تجنّب التكرار والعشوائية في أسماء الملفات.
تطوير نماذج لتسمية الملفات الرسمية.
تضمين التاريخ، اسم القسم، والرقم المرجعي.
معايير إعادة التسمية للملفات القديمة.
ورشة عمل: إعادة تسمية مجموعة من الملفات المكتبية.

استخدام أدوات تنظيم الملفات على الحاسوب

إنشاء المجلدات والاختصارات على سطح المكتب والشبكة.
استخدام خاصية البحث المتقدم في Windows وmacOS.
تثبيت المجلدات والملفات المستخدمة بشكل متكرر.
التعامل مع الملفات المؤقتة وغير الهامة.
دمج المجلدات المتشابهة ومعالجة التكرارات.
تنظيم الملفات حسب الحجم أو تاريخ التعديل.
تطبيق عملي.

أدوات التخزين السحابي:

الفرق بين التخزين المحلي والسحابي.
منصات Google Drive وOneDrive وDropbox في بيئة المكاتب.
مشاركة الملفات مع الزملاء والصلاحيات المختلفة.
تنظيم الملفات السحابية داخل المجلدات المشتركة.
النسخ الاحتياطي التلقائي والمزامنة.
أمن الملفات على السحابة: إعدادات الأمان والتوثيق الثنائي.
مشروع تدريبي: تنظيم أرشيف سحابي لمكتب إداري.

البريد الإلكتروني كأداة أرشفة وتنظيم

تنظيم صندوق الوارد باستخدام التصنيفات والمجلدات.
إنشاء قواعد تلقائية لتصنيف الرسائل.
أرشفة المراسلات حسب المشاريع أو الإدارات.
استخدام البحث المتقدم لتحديد الرسائل الهامة.
تصدير وحفظ المرفقات ضمن ملفات المكتب.
تقنيات تقليل التكرار في البريد الإلكتروني.
تطبيق عملي: تنظيم بريد السكرتير التنفيذي.

تنظيم الملفات المشتركة:

كيف نعمل على نفس الملف دون تضارب؟
تقنيات تتبع التعديلات والتعليقات.
مشاركة الملفات مع تحديد مستويات الوصول.
إدارة صلاحيات التحرير والعرض والتنزيل.
أدوات إدارة التحديثات والنسخ السابقة.
أفضل الممارسات للتواصل أثناء التعاون الرقمي.
تطبيق عملي.

حفظ الوثائق الحساسة وسياسات الأمان

أنواع الملفات الحساسة (رواتب – تقارير أداء – عقود).
حماية الملفات بكلمة مرور أو تشفير.
التحقق من الهوية عند مشاركة الوثائق.
إعداد النسخ الاحتياطية الدورية.
التعامل مع فقدان البيانات أو اختراق الملف.
سياسات خصوصية المعلومات في بيئة السكرتارية.
تطبيق عملي.

مراجعة الملفات والتحديث المستمر

الجدولة الدورية لتنظيف الأرشيف الرقمي.
نقل الملفات القديمة إلى أرشيف منفصل.
مراجعة الملفات المهملة وغير المستخدمة.
تحديث أسماء الملفات والمجلدات حسب التغيرات.
توثيق إجراءات الأرشفة وتحديثها دوريًا.
إعداد تقارير أرشفة للاجتماعات الدورية.
إعداد كتيب إجرائي لتنظيم الملفات داخل المكتب.
تطوير خطة تنفيذ ومتابعة للأداء الأرشيفي.
تطبيق عملي: تصميم خطة أرشفة سنوية لمكتب السكرتارية.

Boost certificate of completion

BOOST's Professional Attendance Certificate “BPAC” is always given to the delegates after completing the training course, and depends on their attendance of the program at a rate of no less than 80%, besides their active participation and engagement during the program sessions.

ENDORSED EDUCATION PROVIDER

Flexible deadlines

Customized dates accordance to your schedule

Shareable Certificate

Earn certificate upon completion

COURSE METHODOLOGY

Our Training programs are implemented by combining the participants' academic knowledge and practical practice (30% theoretical / 70% practical activities).

At The end of the training program, Participants are involved in practical workshop to show their skills in applying what they were trained for. A detailed report is submitted to each participant and the training department in the organization on the results of the participant's performance and the return on training. Our programs focus on exercises, case studies, and individual and group presentations.

Download Company profile

Download Calendar

Trending Courses

The most bespoke and flexible training courses

Open courses table

Jan

- 05 -
Days

Leading and Building a Positive, Motivated, and Empowered Teams

Online, Virtual

TRAINING COURSE: تنظيم الملفات الرقمية والإدارة الإلكترونية