TRAINING COURSE: تحسين الكفاءة في إدارة الاجتماعات اليومية

تجهيز البيئة المناسبة للاجتماع

•       تحديد نوع الاجتماع: حضوري – افتراضي – مختلط.
•       تجهيز القاعة من حيث التهوية، الإضاءة، الصوت، الطاولات.
•       إعداد المواد اللازمة: العروض التقديمية، النماذج، مستندات النقاش.
•       فحص الجوانب التقنية مسبقًا (الكمبيوتر، البروجكتور، تطبيقات الاجتماعات).
•       وضع خطط بديلة لأي خلل طارئ.

إدارة الحوار والانضباط الزمني داخل الاجتماع

•       قواعد ضبط الوقت (وقت البداية والنهاية – وقت كل بند – الاستراحات).
•       كيفية بدء الاجتماع وتقديم المشاركين.
•       تقنيات التحكم في النقاش (فتح وغلق المواضيع – منع المقاطعات – احترام الآراء).
•       توجيه المشاركين نحو القرارات دون تحكم.
•       تمرين تطبيقي على تيسير اجتماع صغير.

مهارات تدوين الملاحظات خلال الاجتماع

•      أساليب التلخيص الفوري: الترقيم – الرموز – الكلمات المفتاحية.
•       تحديد ما يجب تدوينه: المقترحات، الملاحظات، التوصيات، التحفظات.
•       أدوات التدوين الإلكتروني والورقي.
•       تنظيم الملاحظات بشكل منطقي يسهل تحويله إلى محضر رسمي.
•       تطبيق عملي: تدوين اجتماع مسجّل.

كتابة محضر الاجتماع – من الملاحظات إلى التوثيق الرسمي

•       الهيكل المثالي لمحضر الاجتماع.
•       معلومات الاجتماع الأساسية (التاريخ، الوقت، الحضور).
•       جدول الأعمال.
•       ملخص كل بند مع التوصيات والقرارات.
•       المهام الموكلة ومواعيد التسليم.
•       لغة الكتابة: واضحة، رسمية، موجزة.
•       مراجعة وصياغة نهائية قبل التوزيع.
•       نشاط تطبيقي على تحرير محضر فعلي من جلسة محاكاة.

المتابعة بعد الاجتماع – تحويل الكلام إلى أفعال

•       إرسال المحضر للمشاركين.
•       إعداد جدول متابعة حسب المهام الموكلة.
•       طرق التذكير والتحديث (إيميل، برامج متابعة، ملفات مشتركة).
•       إدارة النقاط غير المكتملة من الاجتماعات السابقة.
•       تطبيق عملي: إعداد جدول متابعة لمهام متعددة.

أدوات وتقنيات تنظيم الاجتماعات الحديثة

•       تنظيم الاجتماعات باستخدام Microsoft Teams, Zoom, Google Meet.
•       أدوات دعم التعاون خلال الاجتماع (Miro، Mentimeter، Trello).
•       جدولة تلقائية للاجتماعات باستخدام Outlook وGoogle Calendar.
•       تسجيل الاجتماع وتفريغه آليًا باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي.
•       مشاركة الملفات وتتبع الأداء مع الفرق بعد الاجتماع.

الإدارة المواقف الحرجة أثناء الاجتماع

•       التعامل مع النقاشات الحادة والانفعالات.
•       احتواء المقاطعات المستمرة أو الخروج عن الموضوع.
•       التعامل مع الغياب المفاجئ لأحد الأعضاء أو خلل تقني.
•       تمرين عملي لمحاكاة اجتماع به مواقف متوترة.
•       تصميم خطة شخصية لكل مشارك لتطوير مهاراته في إدارة الاجتماعات.