مهارات السكرتارية وادارة الوثائق

Course Code: ADOMAR 1033

265 Course Visits

Course Sector:

الكفاءة الإدارية والمكتبية

Request in house training Call Me Back

Course Dates and Locations

Choose a date and location to book your seat

No.

Date

Days

Location

Fees

Enrollment

No available dates now, will be added soon..

Introduction

Training course introducion / brief

ينتقلَ العالم في الآونةِ الأخيرة نقلةً نوعية فريدة بالتزامنِ مع عصر التكنولوجيا وثورته التي يعيشها العالم مما ادى الى التحول الجذري في الأساليب التقليدية في معالجة المعلومات والوثائق والملفات وحفظها وتداولها بناءً على المفاهيم الجديدة والتقنيات المتقدمة في عملية الأرشفة وحفظ المستندات والوثائق والملفات، يقدم هذا البرنامج للمشاركين المفاهيم الأساسية في مجال برامج الأرشفة وإدارة الوثائق المتكاملة وأهميتها وتقنياتها في مجال التصنيف والحفظ والمداولة والسرية. وكذلك تأهيلهم بمهارات متقدمة في استخدام الحاسب والتقنيات الإلكترونية لاستحداث نظم الفهرسة والأرشفة وكذلك مهارات حمايتها وكذلك إتلافها

التعرف على أساسيات العمل المكتبي ومدى اهميته
فهم وتحليل مفهوم السكرتارية والمهارات والمهام الأساسية لشغل تلك الوظيفة
إدراك المهارات الأساسية في تنظيم أعمال السكرتارية وتنظيم المكاتب.
معرفة كاملة بالآفاق الجديدة لهندرة المكاتب، وطبيعة النشاط المكتبي.
إجادة التمييز بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى (العامة – الخاصة – المتخصصة). مهارات تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤولين.
اجادة الرقابة على الأداء المكتبي.
التعريف بأهمية الملفات والأرشفة.
اكتساب مهارة تصنيف وتبويب الملفات وأرشفة الوثائق.
تعريف المشاركين بالأساليب العلمية لحفظ وأرشفة الوثائق والمستندات.
تقديم حالات عملية تساهم في رفع كفاءة أداء عمل الأشخاص الذين يعملون في حفظ الملفات وأرشفتها.
الاطلاع على نظم الأرشفة الحديثة وكيفية عملها.
إدراك مفهوم السكرتارية المتقدمة واهمية الارشفة الإلكترونية
تنمية المهارات في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات الكترونياً.
تحديد مواصفات مدير المكتب والسكرتير الإليكتروني
تزويد المتدربين بالأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحمـاية الأرشيف الالكتروني.

الإداريون، المساعدون الإداريون، المساعدون التنفيذيون -

المساعدون الشخصيون، مدراء المكاتب -

السكرتارية التنفيذية والذين يطمحون لشغل هذا المنصب مستقبلاً -

كبار الإداريون والمشرفون على موظفي المستوى الأول -

العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية

تعريف ماهية وأهمية وظيفة السكرتارية
المتطلبات والواجبات الوظيفية
الوظائف الرئيسية لمديري المكاتب ومشكلات العمل المكتبي.
دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل المكتبي.
العملية الإدارية المكتبية.
مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.
إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف.

الهندرة والاداء المكتبي

ماهية الهندرة وطبيعة النشاط المكتبي.
الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي.
أسس هندرة المكاتب
هندرة حفظ أوراق المكتب (التصنيف – الترقيم – الهندسة).
مهارة تقليص الاعمال الورقية في المكاتب.
كيفية الرقابة على الأداء المكتبي.

الأرشفة وتنظيم الملفات

أهداف الاحتفاظ بالملفات والمستندات.
نظام إدارة الملفات والمحفوظات.
تصنيف المعلومات المحفوظة في الملفات
فوائد برامج إدارة الملفات وأرشفتها.
اعتبارات حفظ الوثائق والمستندات لدى المؤسسات.
مراحل حياة المحفوظات والملفات
طرق تصنيف الملفات والمحفوظات.

فهرسة الملفات والمحفوظات

مراحل الفهرسة.
مركزية ولامركزية إدارة الملفات والمحفوظات.
تداول الملفات ومتابعتها.
طرق حفظ وتداول الملفات.
صيانة الملفات والمحفوظات.
الأدوات المستعملة في إدارة الملفات والمحفوظات.
تعليمات عامة للمحفوظات.
ممارسات خاطئة في حفظ الملفات والأرشفة.
نصائح لتسهيل العمل مع الملفات.
حالات عملية لأنظمة وفهارس ملفات.

تطبيق عملي

محتويات الملفات وتدابير حمايتها.
جرد وإتلاف الملفات والمحفوظات.
عرض لأهم التقنيات الحديثة في الأرشفة وحفظ الملفات
تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة

السكرتارية المتقدمة

القواعد التي يفرضها عصر تكنولوجيا المعلومات.
خصائص وعناصر وتوجهات الإدارة الإلكترونية.
الأنظمة الإلكترونية اللازمة للإدارة الإلكترونية.
سمات الإدارة الإلكترونية وعناصرها وتوجهاتها
خصائص الإدارة الإلكترونية وإمكانية تنفيذ المعاملات إلكترونيا

السكرتارية الإلكترونية

ما هي مواصفات مدير المكتب والسكرتير الإليكتروني؟.
الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.

الأرشفة الإلكترونية وتنظيم الملفات

سياسات أمن المعلومات
المفاهيم الأساسية في إدارة أمن المعلومات
بعض أساليب حماية البيانات
مفهوم نظام معالجة الوثائق الآلية
طرق حفظ الملفات
تصنيف وفهرسة الملفات

بناء نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة

الأهداف الإستراتيجية للأرشفة الإلكترونية
أهداف الأرشفة الإلكترونية داخل المنظمة
مميزات نظام معالجة الوثائق والملفات الآلي
المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي إلى أرشيف الكتروني

تطبيق عملي

حالة عملية في مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية
تطبيقات الحاسب الآلي وسرية المعلومات
حماية البيانات من خلال مجموعة البرامج المكتبية
أساليب الحفظ الاحتياطي BACKUP

Boost certificate of completion

BOOST's Professional Attendance Certificate “BPAC” is always given to the delegates after completing the training course, and depends on their attendance of the program at a rate of no less than 80%, besides their active participation and engagement during the program sessions.

ENDORSED EDUCATION PROVIDER

Flexible deadlines

Customized dates accordance to your schedule

Shareable Certificate

Earn certificate upon completion

COURSE METHODOLOGY

Our Training programs are implemented by combining the participants' academic knowledge and practical practice (30% theoretical / 70% practical activities).

At The end of the training program, Participants are involved in practical workshop to show their skills in applying what they were trained for. A detailed report is submitted to each participant and the training department in the organization on the results of the participant's performance and the return on training. Our programs focus on exercises, case studies, and individual and group presentations.

Download Company profile

Download Calendar

Trending Courses

The most bespoke and flexible training courses

Open courses table

Nov

- 05 -
Days

Practical Negotiation Skills for Contract Management

Jeddah, KSA

TRAINING COURSE: مهارات السكرتارية وادارة الوثائق